Sistem Distribusi Obat di Rumah Sakit

Sistem distribusi obat untuk penderita rawat inap yang diterapkan pada suatu rumah sakit berbeda-beda antara satu rumah sakit dengan rumah sakit yang lain, hal tersebut biasanya tergantung pada kebijakan rumah sakit, kondisi dan keberadaan fasilitas fisik, personel dan tata ruang suatu rumah sakit. Sistem distribusi obat adalah suatu tatanan jaringan sarana, personel, prosedur dan jaminan mutu yang serasi, terpadu dan berorientasi penderita dalam kegiatan penyampaian sediaan obat beserta informasinya kepada penderita.

Sistem distribusi obat di rumah sakit digolongkan berdasarkan ada tidaknya satelit/depo farmasi dan pemberian obat ke pasien rawat inap.

Berdasarkan ada atau tidaknya satelit farmasi, sistem distribusi obat dibagi menjadi dua sistem, yaitu:

• Sistem pelayanan terpusat (sentralisasi)

Sentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang dipusatkan pada satu tempat yaitu instalasi farmasi. Pada sentralisasi, seluruh kebutuhan perbekalan farmasi setiap unit pemakai baik untuk kebutuhan individu maupun kebutuhan barang dasar ruangan disuplai langsung dari pusat pelayanan farmasi tersebut. Resep orisinil oleh perawat dikirim ke IFRS, kemudian resep itu diproses sesuai dengan kaidah ”cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada penderita tertentu.”

Sistem ini kurang sesuai untuk rumah sakit yang besar, misalnya kelas A dan B karena memiliki daerah pasien yang menyebar sehingga jarak antara Instalasi Farmasi Rumah Sakit dengan perawatan pasien sangat jauh.

• Sistem pelayanan terbagi (desentralisasi)

Desentralisasi adalah sistem pendistribusian perbekalan farmasi yang mempunyai cabang di dekat unit perawatan/pelayanan. Cabang ini dikenal dengan istilah depo farmasi/satelit farmasi. Pada desentralisasi, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasi ruangan tidak lagi dilayani oleh pusat pelayanan farmasi. Instalasi farmasi dalam hal ini bertanggung jawab terhadap efektivitas dan keamanan perbekalan farmasi yang ada di depo farmasi.

Ada berbagai keuntungan penerapan IFRS desentralisasi bagi berbagai pihak yang terlibat, antara lain:

1. Obat dapat segera tersedia untuk dikonsumsikan pada pasien
2. Pengendalian obat dan akuntabilitas semakin baik
3. Apoteker dapat berkomunikasi secara langsung dengan dokter dan perawat
4. Sistem distribusi obat berorientasi pada pasien sangat berpeluang diterapkan untuk penyerahan obat kepada pasien melalui pasien
5. Apoteker dapat mengkaji kartu pengobatan pasien dan dapat berbicara dengan pasien secara efisien
6. Informasi obat dari Apoteker segera tersedia bagi dokter dan perawat
7. Waktu kerja perawat dalam distribusi obat dan penyiapan obat untuk digunakan pasien berkurang karena tugas itu lebih banyak dilakukan personel IFRS desentralisasi
8. Spesialisasi terapi obat bagi Apoteker dalam bidang perawatan pasien dicapai lebih efekfif sebagai hasil dari pengalaman klinik terfokus
9. Pelayanan klinik Apoteker yang terspesialisasi dapat dikembangkan dan diberikan secara efisien, misalnya pengaturan suatu terapi obat penderita khusus yang diminta dokter
10. Apoteker lebih mudah melakukan penelitian klinik obat dan studi asesmen mutu terapi oleh penderita

Sedangkan keterbatasan pelayanan IFRS desentralisasi adalah :

1. Pengendalian inventarisasi obat dalam IFRS keseluruhan lebih rumit karena lokasi IFRS cabang atau depo farmasi yang banyak untuk obat yang sama, terutama untuk obat yang jarang ditulis
2. Komunikasi langsung dalam IFRS keseluruhan lebih sulit karena anggota staf yang berpraktik dalam lokasi fisik yang banyak
3. Lebih banyak alat diperlukan, misalnya acuan (pustaka) informasi obat, lemari pendingin, rak obat, dan alat untuk meracik
4. Jumlah dan keakutan pasien menyebabkan beban kerja distribusi obat dapat melebihi kapasitas ruangan dan personel dalam unit IFRS desentralisasi yang kecil

Sedangkan berdasarkan jenis sisterm distribusi obat untuk pasien rawat inap  digunakan empat sistem yaitu

• Sistem distribusi obat resep individual (Individual prescrebing) Sentralisasi

Sistem distribusi obat resep individual sentralisasi adalah kegiataan distribusi sediaan obat oleh IFRS sentral sesuai dengan yang ditulis pada resep dokter atas nama pasien rawat inap tertentu melalui perawat ke ruang pasien tersebut. Dalam sistem ini, semua obat yang diperlukan untuk pengobatan didistribusikan dari IFRS. Resep orisinil oleh perawat di kirim ke IFRS, kemudian resep itu diproses dengan kaidah “cara dispensing yang baik dan obat disiapkan untuk didistribusikan kepada pasien sesuai dengan resep”.

Keuntungan sistem distribusi obat ini adalah :

1. Semua resep di kaji langsung oleh Apoteker yang juga dapat memberi keterangan atau informasi kepada perawat berkaitan dengan obat pasien
2. Memberikan kesempatan interaksi profesional antara Apoteker-Dokter-Perawat-Pasien
3. Memungkinkan pengendalian yang dekat atas perbekalan
4. Memudahkan penagihan biaya obat pasien

Sedangkan keterbatasan pada sistem distribusi obat ini adalah :

1. Kemungkinan keterlambaat sediaan obat sampai pada pasien
2. Jumlah kebutuhan personel IFRS meningkat
3. Memerlukan jumlah perawat dan waktu yang lebih banyak untuk penyiapan obat di ruangan pada waktu konsumsi obat
4. Terjadinya kesalahan obat karena kurang pemeriksaan pada waktu penyiapan konsumsi

Sistem distribusi obat resep individual sentralisasi ini kurang sesuai jika diterapkan pada rumah sakit besar misalnya kelas A dan B dan yang memiliki daerah perawatan penderita yang menyebar sehingga jarak antara IFRS dengan beberapa daerah perawatan pasien sangat jauh. Sistem ini pada umumnya digunakan oleh rumah sakit kecil.

• Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang (floor stock)

Sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang adalah suatu kegiatan penghantaran sediaan obat sesuai dengan yang ditulis dokter pada order obat, yang disiapkan dari persediaan di ruang oleh perawat dengan mengambil dosis dari wadah persediaan yang langsung diberikan kepada pasien di ruang tersebut.

Dalam sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan ini, semua obat yang dibutuhkan oleh pasien tersedia dalam ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, kecuai obat yang jarang digunakan atau obat yang sangat mahal. Persediaan obat di ruang biasanya dipasok oleh IFRS  dan seminggu sekali dilakukan pemeriksaan persediaan obat di ruangan tersebut kemudian menambah persediaan obat yang sudah sampai pada batas pengisian kembali. Obat yang di dispensing pada sistem ini terdiri atas obat penggunaan umum yang biayanya dibebankan pada biaya paket perawatan menyeluruh dan order obat yang harus dibayar sebagai biaya obat.

Keuntungan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruangan yaitu :

1. Obat yang diperlukan segera tersedia bagi pasien
2. Peniadaan pengembalian obat yang tidak terpakai ke IFRS
3. Pengurangan penyalinan kembali order obat
4. Pengurangan jumalah personel IFRS yang diperlukan

Sedangkan keterbatasan sistem distribusi obat ini adalah

1. Kesalahan obat sangat meningkat karena order obat tidak dikaji oleh Apoteker, selain itu penyiapan dan konsumsi obat dilakukan oleh perawat sendiri tidak ada pemeriksaan ganda.
2. Persediaan obat di unit perawat meningkat, dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas. Pengendalian persediaan dan mutu kurang diperhatikan oleh perawat. Akibatnya penyimpanan yang tidak teratur, mutu obat cepat merosot, dan tanggal kadaluarsa kurang diperhatikan sehingga sering terjadi sediaan obat yang tak terpakai karena telah kadaluarsa.
3. Pencurian obat meningkat
4. Meningkatnya bahaya karena kerusakan obat
5. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan obat yang sesuai di setiap daerah perawatan pasien
6. Diperlukan waktu tambahan bagi pasien untuk menangani obat
7. Meningkatnya kerugian karena kerusakan obat

Karena keterbatasan/kelemahan sistem distribusi obat ini sangat banyak, maka sistem ini hendaknya tidak digunakan lagi. Dalam sistem ini tanggung jawab besar dibebankan kepada perawat yang sebenarnya adalah tanggung jawab Apoteker. Maka diperkenalkanlah sistem distribusi obat desentralisasi yang melaksanakan sistem persediaan lengkap di ruang tetapi dibawah pimpinan seorang Apoteker yang dikenal dengan depo farmasi.

• Sistem distribusi obat kombinasi resep individu dengan persediaan ruangan

Jenis dan jumlah obat yang tersedia di ruangan ditetapkan oleh PFT dengan masukan dari IFRS dan dari pelayanan keperawatan. Sistem kombinasi biasanya diadakan untuk mengurangi beban kerja IFRS, obat yang disediakan di ruangan adalah obat yang diperlukan oleh banyak pasien, yang setiap hari diperlukan dan biasanya adalah obat yang harganya relatif murah, mencakup obat resep atau obat bebas.

Sistem distribusi obat ini mempunyai beberapa keuntungan yaitu :

1. Semua resep individual di kaji langsung oleh Apoteker
2. Adanya kesempatan berinteraksi profesional antara Apoteker-Dokter-Perawat-Pasien
3. Obat yang diperlukan dapat segera tersedia bagi penderita (obat persediaan di ruang)
4. Beban IFRS dapat berkurang

Sedangkan keterbatasan dalam sistem ini adalah

1. Kemungkinan keterlambatan sediaan obat sampai kepada pasien (obat resep individual)
2. Kesalahan obat dapat terjadi (obat dari persediaan di ruang)

• Sistem distribusi obat dosis unit (Unit Dose)

Walaupun konsep dosis unit ini telah diperkenalkan lebih dari 20 tahun yang lalu, kebanyakan rumah sakit lambat menerapkanya karena sistem ini memerlukan biaya mula yang besar dan memerlukan peningkatan jumlah yang besar dari staf apoteker. Namun karena adanya dua kegunaan utama dalam sistem ini yaitu mengurangi kesalahan obat dan mengurangi keterlibatan perawat dalam penyiapan obat, banyak rumah sakit yang sudah mulai menerapkan sistem ini .

Sistem distribusi obat dosis unit adalah obat yang diorder oleh dokter untuk pasien yang terdiri dari satu atau beberapa jenis obat yang masing-masing dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk suatu waktu tertentu. Pada sistem ini pasien membayar hanya obat yang dikonsumsi saja. Walaupun distribusi obat dosis unit adalah tanggung jawab IFRS, hal tersebut tidak dapat dilakukan di rumah sakit tanpa kerja sama dengan staff medik, perawat, pimpinan rumah sakit dan staff administrasi.

Sistem distribusi obat dosis unit adalah metode dispensing dengan pengendalian obat yang dikoordinasikan IFRS dalam rumah sakit. Sistem dosis unit dapat berbeda dalam bentuk tergantung pada kebutuhan khusus rumah sakit, Akan tetapi ada beberapa unsur khusus berikut yang harus diperhatikan :

1. Dasar dari semua sistem dosis unit yaitu obat yang dikandung dalam kemasan unit tunggal
2. Di dispensing dalam bentuk siap konsumsi
3. Untuk kebanyakan obat tidak lebih dari 24 jam persediaan dosis
4. Dihantarkan ke atau tersedia pada ruang perawatan pasien pada setiap waktu.

Pada sistem distribusi obat ini dapat dilaksanakan dengan menggunakan salah satu metode di bawah ini yang pilihannya tergantung pada kebijakan dan kondisi suatu rumah sakit :

1. Sistem distribusi obat unit dapat diselenggarakan secara sentralisasi. Sentralisasi dilakukan oleh IFRS sentral ke semua daerah perawatan pasien rawat inap di rumah sakit secara keseluruhan artinya di rumah sakit itu mungkin hanya mempunyai satu IFRS tanpa adanya depo farmasi di beberapa area perawatan pasien
2. Sistem distribusi obat dosis unit desentralisasi dilakukan oleh beberapa cabang IFRS di sebuah rumah sakit. Pada dasarnya sistem distribusi obat desentralisasi ini sama dengan sistem distribusi obat persediaan lengkap di ruang, hanya saja sistem distribusiini dikelola seluruhnya oleh Apoteker yang sama dengan pengelolaan dan pengendalian oleh IFRS sentral
3. Dalam sistem distribusi obat dosis unit kombinasi sentralisasi dan desentralisasi biasanya hanya dosis mula dan dosis keadaan darurat dilayani depo farmasi. Dosis selanjutnya dilayani oleh IFRS sentral.

Keuntungan sistem distribusi obat ini adalah sebagai berikut :

1. Penderita menerima pelayanan IFRS 24 jam sehari dan pasien hanya membayar obat yang dikonsumsinya saja
2. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawat telah disiapkan oleh IFRS, jadi perawat mempunyai waktu lebih banyak untuk perawatan langsung ke pasien
3. Adanya sistem pemeriksaan ganda dengan menginterpretasi resep dokter dan membuat profil pengobatan penderita oleh Apoteker dan perawat memeriksa obat yang disiapkan oleh IFRS sebelum diberikan kepada pasien, jadi pada sistem ini bisa mengurangi terjadinya kesalahan obat.
4. Peniadaan duplikasi order obat yang berlebihan dan pengurangan pekerjaan menulis di unit perawat dan IFRS
5. Pegurangan kerugiaan biaya obat yang tidak terbayar oleh pasien
6. Penyiapan sediaan intravena dan dan rekonstitusi obat oleh IFRS
7. Meningkatkan penggunaan personel profesional dan nonprofesional yang lebih efisien
8. Mengurangi kehilangan pendapatan
9. Menghemat ruangan di unit perawat dengan melakukan persediaan ruang obat-obatan
10. Meniadakan pencurian dan pemborosan obat
11. Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS di rumah sakit secara keseluruhan sejak dari dokter menulis resep sampai pasien menerima dosis unit
12. Kemasan dosis unit secara tersendiri-sendiri diberi etiket dengan nama obat, kekuatan, nomor kendali dan kemasan tetap utuh sampai obat siap dikonsumsikan pada pasien. Hal ini mengurangi kesempatan salah obat, juga membantu dalam penerusan kembali kemasan apabila terjadi penarikan obat.
13. Sistem komunikasi pengorderan dan penghantaran obat bertambah baik
14. Apoteker dapat datang ke unit perawat/ruang pasien, untuk melakukan konsultasi obat, membantu memberikan masukan kepada tim sebagai upaya yang diperlukan untuk perawatan penderita yang lebih baik
15. Pengurangan biaya total kegiatan yang berkaitan dengan obat
16. Peningkatan pengendalian obat dan pemantauan penggunaan obat menyeluruh
17. Pengendalian yang lebih besar oleh Apoteker atas pola beban kerja IFRS dan penjadwalan staff
18. Penyesuaian yang lebih besar untuk prosedur komputerisasi dan otomatisasi